„Bei dem gegenwärtigen Aufkommen an Aufträgen im Bereich Beschaffung hätten wir zwei bis drei Wäschekörbe voll Papier pro Woche. Wer könnte das bewältigen und wo sollte das alles gelagert werden?“, nennt Christoph Krause einen nicht unwesentlichen Grund, das Verfahren zu digitalisieren. Er begleitet als Leiter der Abteilung Beschaffung, Zahlstelle seit 2018 im Dezernat Finanzen die schrittweise Umstellung von Papier auf digital, die der Gesetzgeber fordert. Am Ende soll vom Einholen der Angebote, über die Auftragserteilung und den Rechnungsempfang bis hin zur Zeichnung und Begleichung der Rechnung alles elektronisch und nachhaltig abgewickelt werden können.

Zuerst einmal hieß es, den Ist-Stand zu erfassen: Welche Softwarelösungen existieren? Wie ist die Dokumentation geregelt? Welche Priorisierungen gibt es? Wer ist zuständig? Das recht ernüchternde Fazit: Eine Vielzahl von Parallelprojekten und Insellösungen mit wenig Transparenz. Da kam reichlich Arbeit auf Christoph Krause und sein Team zu. „Wir erhielten viel Unterstützung von Michael Eisenkolb aus dem Dezernat Zentrale Dienste, der die Prozessorganisation im Blick hat, und auch von K54 und dem Uni-Rechenzentrum. Dezentral sind unsere wichtigsten Partner die Mitarbeitenden in den ökonomischen Bereichen“, zählt Christoph Krause einige auf, ohne die das Projekt „eRechnung“ nicht hätte angegangen werden können. „Zunächst wurden ‚Piloten‘ gesucht, die bereit waren, das umzusetzen, was wir uns überlegt haben und uns entsprechend Rückmeldung zu geben, wo es gut läuft, wo es hakt. Das war sicher nicht immer einfach, denn Vieles war auch für uns Neuland, und wir mussten zahllose Insellösungen in ein einheitliches und zentrales System integrieren, die richtigen Ansprechpersonen finden, den passenden Workflow entwickeln.“ Und das alles revisions- und rechtssicher, soll heißen, es muss beispielsweise durch den Rechnungshof nachprüfbar sein, die Daten müssen sicher verwahrt und nicht manipulierbar sein und eine entsprechende Dokumentation muss erfolgen. Denn am Ende muss auch jede Rechnung dort sein, wo sie hingehört, zur passenden Angebotsabforderung und Auftragserteilung.

Die ersten Schritte sind geschafft

„Inzwischen läuft die zentrale Beschaffung an der Universität vollständig elektronisch“, ist Christoph Krause stolz. „Orientiert am Vergabehandbuch des Bundes haben wir dafür Formulare angepasst und Angebotsabfragen vereinheitlicht. Angebote können nun in elektronischer Form entgegengenommen, Aufträge elektronisch erteilt und Rechnungen elektronisch abgefordert werden. Alles wird ins System eingepflegt, kontiert, als sachlich und rechnerisch richtig bestätigt und abgelegt, ohne dass ein Blatt Papier ausgedruckt werden muss. Dafür mussten viele Sachbearbeiterinnen und -bearbeiter ihre sichere Komfortzone gewohnter Arbeitsabläufe verlassen, ja in der Übergangsphase oft sogar noch eine größere Arbeitsbelastung stemmen.“

Begleitet wird der Umstellungsprozess von modulbezogenen Schulungen, gemeinsam organisiert mit Annette Hoeschen von der Stabsstelle Personalentwicklung und Recruiting. „Diese Schulungen sind für uns sehr wichtig, denn hier erhalten wir viele Rückmeldungen und können das System nachjustieren“, sagt Christoph Krause. Um auf Fragen und Probleme künftig noch schneller reagieren zu können, soll demnächst ein Ticket-System, vergleichbar dem des Rechenzentrums, eingeführt werden. So erreichen die Fragen direkt die zuständige Ansprechperson. Digitalisierung sei eine Herausforderung, die nicht unterschätzt werden dürfe, bekräftigt Christoph Krause. Sie sei nicht allein mit besseren Datenleitungen erledigt. Sie umfasse die Standardisierung von Arbeitsabläufen ebenso wie vereinheitlichte Strukturen oder zentrale Weboberflächen, aber auch die Arbeitsplatzgestaltung mit mehreren Bildschirmen und Steh-Sitz-Arbeitstischen gehöre dazu, um nur einiges zu nennen. Deshalb ist Christoph Krause sehr froh, dass im Oktober letzten Jahres eine Stabsstelle „eVerwaltung“, angesiedelt beim Kanzler, ihre Arbeit aufnahm und die Digitalisierungsprozesse der Verwaltung künftig begleiten wird.