Universitätsarchive bewahren Unikate aus Forschung, Lehre und Verwaltung fachgerecht für kommende Generationen auf. Archivar*innen engagieren sich in der Bestandserhaltung, verpacken und lagern Archivalien, um sie zielgruppenspezifisch Nutzer*innen zur Verfügung stellen zu können. Über die Aufgaben unseres Archivs und die Herausforderungen, vor denen es steht sowie eine Frühjahrtagung, zu der über 70 Hochschularchivar*innen am 23. und 24. März 2023 an unsere Universität kommen sprach Ines Perl mit der Leiterin unseres Universitätsarchivs, Carmen Schäfer.
Archive dienten von Anbeginn der Sicherung wichtiger Informationen. Welche wichtigen Informationen werden in unserm Archiv gesichert?
In erster Linie werden Studierenden-, Personal- und Promotionsakten im Universitätsarchiv aufbewahrt. Archiviert werden zudem Sachakten aus der Verwaltung und dem Fakultätsbereich, beispielsweise Verträge, Anordnungen, Urkunden, Berichte und Analysen und der entsprechende Schriftverkehr dazu. Hinzu kommen Fotos, Baupläne, Medaillen, Ton- und Filmaufnahmen, aber auch Nachlässe von Professoren. Dabei fällt uns als Archivarinnen die Aufgabe zu, zu entscheiden, welche Unterlagen von bleibendem Wert sind, also aufbewahrt und welche vernichtet werden, und die aufzubewahrenden Archivgüter dauerhaft zu erhalten.
Wie ist das Universitätsarchiv entstanden und was ist es heute?
In dem Jahr 1993, als die Technische Universität, die Pädagogische Hochschule und die Medizinische Akademie zusammengeführt wurden,erweiterte sich der Archivbestand des 1960 gegründeten Universitätsarchivs, das zu Beginn nur Unterlagen der Hochschule für Schwermaschinenbau und später der Technischen Hochschule und der Technischen Universität archivierte. Heute werden rund 3.000 laufende Meter Akten verwahrt. Rund 6.600 Akten sind amtliches Schriftgut, welches die Entwicklung der OVGU dokumentiert. Der umfangreichste Bestand ist mit 155.000 Einheiten der mit den Studenten-, Personal- und Promotionsakten.
Warum ist es so wichtig, Archivgüter aufzubewahren?
Das Archiv ist das „Gedächtnis der Universität“, denn „Zukunft braucht Herkunft“. Die Hauptaufgabe unseres Archivs ist es deshalb, das Verwaltungshandeln der OVGU sowie die Unterlagen von Studierenden und aus Forschung und Lehre zu dokumentieren. Das macht Entscheidungen nachvollziehbar. Egal ob es der mit Kohlepapier geschriebene Durchschlag eines Briefs aus den 1960ern oder die elektronischen Unterlagen aus der Jetztzeit sind, wir müssen sie dauerhaft sichern, denn oft sind es Unikate, die wir in den Händen halten.
Natürlich ist es aber auch wichtig, Archivgut aufzubewahren, weil es verschiedenste Gesetze auf Bundes- und Landesebene zur Sicherung öffentlichen Archivguts gibt. Keine öffentliche Einrichtung darf ihre Unterlagen eigenständig vernichten. Nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist müssen sie den zuständigen Archiven angeboten werden, beispielsweise dem Landesarchiv.
In unserem Universtitätsarchiv werden heute rund 3.000 laufende Meter Akten verwahrt. (Foto: Hannah Theile/Uni Magdeburg)
Wer nutzt das Universitätsarchiv?
Das Universitätsarchiv steht den Lehrenden und Studierenden, nicht nur der OVGU, für Zwecke der wissenschaftlichen Arbeit zur Verfügung und unterstützt die Universitätsangehörigen in den Angelegenheiten der Selbstverwaltung. Grundsätzlich gibt es ein Recht für jedermann auf Nutzung des Archivguts.
Mit welchen Anliegen wenden sich die Nutzer*innen an das Uni-Archiv?
Das ist ganz unterschiedlich: Da gibt es Forschungsarbeiten beispielsweise über die Pädagogischen Hochschulen in der ehemaligen DDR oder eine studentische Abschlussarbeit im Bereich Geschichte zu den Bauten rund um den Uni-Platz. Dann kommen aber auch Absolvent*innen oder ehemalige Promovenden, die Nachweise über erbrachte Leistungen im Studium oder während der Promotion oder Ersatzbescheinigungen benötigen. Und manchmal möchten Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen.
Wie finden Sie die Informationen für die Nutzer*innen?
Wir haben ihn tatsächlich noch, den guten alten Karteikasten mit den tausenden von Karteikarten, aber in der Praxis nutzen wir elektronische Findmittel, denn so gut wie unser gesamter Bestand ist inzwischen digitalisiert. An uns werden die Anfragen zur Nutzung von Archivgütern mit einer kurzen Projektbeschreibung meist per E-Mail herangetragen, und wir stellen eine Liste der entsprechenden Dokumente zusammen. Selbst können die Nutzer*innen noch nicht im elektronischen Findbuch suchen, aber das wird in Zukunft auch irgendwann möglich sein. Die Nutzer*innen wählen aus der Liste aus, wir suchen das Gewünschte aus unserem Magazin im Keller heraus und vereinbaren einen Termin für die Einsichtnahme. Dafür haben wir im Gebäude 18 auf dem Hauptcampus einen kleinen Leseraum eingerichtet.
Von wegen staubig und verschnarcht: Archive sind längst auf dem Weg in das digitale Zeitalter angekommen, Sie deuteten es an. Vor welchen Herausforderungen steht unser Universitätsarchiv?
Das Archivwesen steht vor einem gewaltigen Umbruch, das ist richtig. Was noch vor wenigen Jahren als Brief verschickt wurde, passiert heute zunehmend mehr im digitalen Schriftverkehr via E-Mail, Messangerdiensten oder in den Sozialen Medien. Dienstreisen werden digital abgerechnet, Forschungsanträge digital gestellt, Kommunikation passiert nicht mehr mit Hochglanzmagazinen, sondern auf Webseiten. Das macht alles sehr viel schnelllebiger, Dokumente werden geändert, Webpräsentationen ständig aktualisiert, E-Mails werden gelöscht. Sie gilt es dennoch zu bewahren. Hier müssen wir immer wieder die aktenführenden Stellen sensibilisieren, die digitalen Akten abzuliefern. Und dabei spielt immer auch der Datenschutz eine große Rolle.
Wie wird Archivgut künftig abgeliefert werden?
Momentan erreicht uns das digitale Schriftgut auf einem USB-Stick, nach der Bearbeitung wird es dann auf Festplatten oder dem Server abgelegt. Aber auch da gibt es schon Probleme, schauen wir uns nur die Entwicklung der Speichermedien in den zurückliegenden zwanzig Jahren an: Da waren Halbzoll-Disketten, Dreiviertelzoll-Disketten, Zipp-Disketten, CDs, die verschiedensten Arten von Festplatten und auch Sticks mit den unterschiedlichsten USB-Anschlüssen. Für viele dieser Datenträger gibt es schon keine Lesemöglichkeit mehr. Zu unseren Aufgaben gehört auch die digitale Langzeitarchivierung von virtuellen Quellen – auch hier fehlen oft die Abspielgeräte bspw. für VHS-Videokassetten oder Magnetbandkassetten für Tonaufnahmen.
Mit der digitalen Archivierung entstehen enorme Datenmengen. Das verlangt ein gutes Datenmanagement.
Ja, das ist richtig, aber die ultimative elektronische Lösung hat noch kein Archiv gefunden. Die grundlegenden Aufgaben, wichtige Quellen dauerhaft aufzuheben, für die wissenschaftliche Forschung zu erhalten und für das wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Publikum aufzubereiten, bleiben aber. Dazu müssen wir die abgelieferten, sowohl digitalen als auch analogen, Medien verantwortungsvoll nach deren Bedeutsamkeit beurteilen, entscheiden, welche Unterlagen aufbewahrt und welche vernichtet werden können. Die Ablieferungslisten werden seit 2016 digital geführt und ein Großteil unseres Bestandes ist digital erfasst. Das erleichtert uns das Auffinden von Archivgut und die Bearbeitung von Anfragen.
Mit der Einführung der eVerwaltung an der Universität stehen wir vor einer weiteren großen Herausforderung: Die Erarbeitung eines Aktenplans für die OVGU, um ihn den aktenführenden Stellen an die Hand geben zu können und die Aktenführung zu erleichtern und zu vereinheitlichen.
Am 23. und 24. März richtet die OVGU die Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. aus. Was erwartet die Teilnehmer*innen?
Die rund 70 angemeldeten Teilnehmer*innen werden sich über „Neue Wege der Öffentlichkeitsarbeit“ austauschen. Sie alle kommen aus Universitäten, Hochschulen oder Wissenschaftseinrichtungen – dafür steht die Fachgruppe 8. Mit Öffentlichkeitsarbeit ist hier vor allem Nutzung von Archivgut gemeint. Also das Archiv als Serviceeinrichtung. Wie machen wir die Archivbestände zugänglich? Welche Findmittel stellen wir zur Verfügung? Wie sieht ein digitaler Lesesaal aus? Für viele wird aber erst einmal noch die Gestaltung eines realen, quasi analogen Leseraums wichtig sein. Aber es wird auch um die Einwerbung von Nachwuchs gehen, denn der Beruf der Archivarin/ des Archivars ist ein sehr spannender und abwechslungsreicher Beruf.
Seit gut einem Jahr liegt die Organisation der Tagung vor allem in Ihren Händen, Frau Schäfer. Das ist doch ein nicht unerheblicher Aufwand neben ihrer „normalen“ Tätigkeit. Warum haben Sie das auf sich genommen?
Die Frühjahrstagung wird jedes Jahr von einem anderen Archiv der Fachgruppe 8 organisiert. Und alle drei Jahre sogar als Drei-Länder-Tagung – Deutschland, Österreich, Tschechien –, was sehr spannend ist.
Die Tagungen des Verbandes sind immer eine wichtige Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch, aber auch gleichzeitig eine Weiterbildung für uns Archivar*innen. Wir hören hochkarätige Vorträge, wie in diesem Jahr von Dr. Robin Mishra vom Bundesarchiv zur Öffentlichkeitsarbeit im Bundesarchiv und Stasi-Unterlagen-Archiv oder von Prof. Frank Hadler vom Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europas zu Archiverfahrungen in Brno, New York und Leipzig. In den Arbeitsgruppen können wir Ideen, Best-Practice-Beispiele oder Fragen diskutieren. Und am Rande von Posterpräsentationen oder beim gemeinsamen Abendessen sind die Tagungen immer auch ein Forum des Austausches von Erfahrungen und Erlebtem. Dafür lohnt sich der Aufwand.
Ich möchte aber noch erwähnen, dass ich eine sehr große Unterstützung von meiner Mitarbeiterin Sandra Schleinitz hatte. Sie ist seit einem Jahr im Universitätsarchiv tätig und sehr engagiert.